Účetní období a směny
Cílem tohoto zobrazení je poskytnout majiteli provozu nebo provozovateli informaci o stavu financí v době, kdy se mění směny nebo uzavírá celé účetní období (zpravidla jeden den). Všechny úkony související se směnami a účetními obdobími se provádějí v obrazovce Nastavení → Účetní období a směny.
Směna
Směna je časové období, v jehož rámci má zaměstnanec odpovědnost za finance přijaté od zákazníků.
Papaya eviduje všechny platby přijaté od zákazníků a připisuje je na konto zaměstnance. Po ukončení směny zaměstnanec zpravidla předá přijatou hotovost vedoucímu provozu. Tento scénář se samozřejmě může mezi jednotlivými provozy lišit. Pokud jsou na směně dva zaměstnanci, umíte jim směny rozdělit pomocí odlišného přihlášení. Pro efektivní přihlašování můžete využít automatického odhlašování po určité době a následného přihlášení pomocí unikátního PIN kódu, který má každý zaměstnanec nastaven. Následně se jim budou prodeje rozdělovat podle přihlášeného uživatele.
Otevření směny
Směna se zaměstnanci otevírá automaticky při uzavření jakéhokoli účtu.
Směna se otevírá automaticky každému zaměstnanci bez výjimky.
Pokud zaměstnanec již směnu otevřenou má, tak se částka uzavíraného účtu připíše na konto stávající směny.
Uzavření směny
Směna se uzavírá v obrazovce Nastavení → Účetní období a směny.
Směnu lze uzavřít a opět otevřít několikrát v rámci účetního období. Čas otevření a uzavření směny není ničím omezován.
Scénář: Číšníkovi končí směna a chce opustit pracoviště. Provozovatel před uzavřením směny vidí, že má od číšníka přijmout tržbu 20,00 €. Po přijetí tržby mu provozoven směnu uzavře, čímž potvrdí, že tržbu od číšníka přijal.
Účetní období
Účetní období vám poskytuje sumární/celkový pohled na tržby za určité období. V účetním období vidíte seznam všech směn, které byly v rámci něj otevřeny nebo uzavřeny.
Účetní období má v principu funkci denní uzávěrky. Jediný rozdíl oproti zažité denní uzávěrce je, že účetní období lze otevírat a uzavírat v libovolnou chvíli. Pokud se vám to hodí, tak můžete za účetní období prohlásit například celý týden.
Scénář: Zaměstnanec/číšník může mít v rámci jednoho účetního období několik směn. Ovšem otevřenou směnu bude mít nejvýše jednu. Např. pracuje-li číšník od rána do oběda, tak mu směnu provozovna na oběd uzavře. Když tentýž číšník přijde večer opět do práce, tak se mu po uzavření prvního účtu automaticky otevře druhá směna. Ta bude spadat pod totéž účetní období jako ranní směna.
Otevření účetního období
Účetní období je otevřeno automaticky po otevření první směny. Tedy po uzavření prvního účtu.
Účetní období se otevře automaticky bez ohledu na to, který zaměstnanec účet uzavře. K zahájení účetního období není zapotřebí žádné zvláštní oprávnění.
Uzavření účetního období
K uzavření účetního období musí mít uživatel oprávnění. Většinou ho má provozovna nebo samotný majitel provozu – stejně jako při správě směn.
Účetní období se uzavírá v obrazovce Nastavení → Účetní období a směny.
Uzavřením účetního období se uzavřou i všechny směny, které do období spadají.